你也许是一个基层单位的领导，你也许只是一个普通的职员，但不管怎样，事实上你都负有向自己的上级口头汇报思想和工作的义务。当每每做这事的时候，你是否考虑过如何做好汇报呢？这里的几条建议或许可以给你一点启发。
认真对待，充分准备。下属向上级汇报思想和工作，这是日常领导和管理工作中的一个重要环节，它不仅是上级获得信息情报、把握工作现状和趋向的一个途径，而且还是制定工作措施的依据之一。因此，你一定要有高度的责任感和充分的思想准备。你可能是被上级召去，也可能是自己找上门去，汇报前，你都不要忘记必须要做的工作准备。经验丰富的领导找你了解情况，事先他会明确地告诉你汇报的具体要求。假如你碰到的是一个粗心的领导，你千万要想方设法弄清楚汇报的内容、时间等有关事宜。在你觉得有必要找上级汇报时，你也同样应该想清楚究竟要汇报些什么，究竟要达到什么目的。否则，随意打扰别人是一件很不礼貌的事情。你没有必要每次汇报都草拟汇报稿，但是，如果你是不善于表达的人，或者是汇报的问题多而且事关重大，你至少要准备一份提纲，写上要点和主要论据，并用合理的结构组织起来。
气氛融洽，轻松愉快。创造一个和谐、轻松和愉快的谈话气氛，这是口头汇报走向成功的一个条件，有经验较细心的领导者总是能主动地缓和谈话的紧张空气，尽力使你能轻松而又充分地表达思想感情。但从实际情况看来，汇报者自我调整、克服心理障碍，似乎更为重要。一些不常做汇报工作的人，一与上级见面，就神情紧张，动作失常，甚至吞吞吐吐、语无伦次，这极有害于表情达意。要克服这个毛病，汇报者要主动卸去思想负担，排除心理压力，并且多多实践。因为工作关系，笔者听过许多比较成功的汇报谈话会，发现那些沉着老练的汇报者，与领导见面时，并不急于谈论正经事，而常是先聊几句，互致问候，当双方心情都松弛下来、感情融洽的时候，才巧妙地开口转入正题：“你今天找我，我明白你的意思，那么现在我就说说吧。”在这样轻松愉快的气氛中，汇报者自然就能较好地完成汇报任务。
中心明确，重点突出。这是汇报中的关键问题。对此，训练有素的人是容易把握住的，经验欠缺或者不善于表达的人，往往处理得不尽人意。汇报可能仅一个问题，也可能是几个问题，但不管怎样，务必明确中心，整个讲话必须围绕中心展开和发挥。那种无边无际天南海北式的讲话，不仅是无端空耗别人的时间，而且也达不到预期的目的，甚至影响正常工作。同时，汇报还必须突出重点，没有主次，不分巨细，面面俱到，亦同样不能收到满意的效果。
结构完整，材料翔实。确定了中心和重点是不够的，尚需把整个思想照一定的内在联系组织起来，使之形成一个完整的结构。一般讲，开头应对你汇报的问题先作概括性的说明和解释，让对方有一个总的印象，以便听取和分析你下边要讲的话；中间部分无疑是最主要的，应安排好层次，先说什么，后谈什么，都要做到胸中有数；讲完之后，应再次简要总结你汇报的基本观点，给人以首尾连贯的感觉。在阐述观点时，切忌空发议论，而应该选择真实典型的事例来作证，做到观点和材料相统一。
用语准确，句子简练。口头表达的语言不象书面文章那样考究，但原则上应做到准确、简练。如果用词不当，词序不妥，语法结构残缺甚至混乱，就决不能清楚明白地表达思想感情。语言要自然朴实，力求言简意赅。如果不顾实际，随意堆砌粉饰，就会拖泥带水、烦冗啰嗦，使人听了不悦，而且也有碍于思想内容的表达。语言简洁尤其要求尽可能避免令人头痛的“口头禅”。笔者曾以记录员的身份参加旁听过一个小型工作汇报会，有位同志的十分钟发言，“嗯、吧、这个这个、啊”等习惯语竟重复出现了一百多次。这简直是不可容忍的“公言”！
语速适中，音量适度。要使听者听清并且领悟你汇报的意思，汇报时，说话的速度不能太快。在一些次要问题上可以讲快些，但在重要问题上，应适当放慢速度，在关键的语句上，还可以重复一遍，以便对方有记录的机会。当然，也不能太慢，太慢易使听者分散注意力，甚至生厌烦感。至于音量，也应重视。音量过高，难免有装腔作势之嫌；音量过低，容易被人认为胆怯、惧怕。这两种极端，都会影响汇报的效果。
勤于总结，不断提高。做事善于总结经验教训者，总是感到受益不浅，进步很快。为了提高口头表达能力，向上级做好口头汇报工作，每当汇报结束后，都应及时自我总结，想一想是成功还是失败？成功在哪里？失败在何处？为什么会成功？为什么又会失败？今后如何改进？这样坚持下去，在长期的实践中，就一定可以总结出一套口头汇报的成功经验。
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