[摘要]幼儿园档案是反映幼儿园工作和历史的重要资料，其档案管理工作是一项政策性、专业性较强的工作，幼儿园要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。但在多数幼儿园存在一些对档案不重视的现象，对档案工作造成一定不利的影响，本文旨在通过对档案工作的一些问题探讨，提高幼儿园从上到下对档案的重视程度，保证档案的有效收集、管理和利用，能够有效发挥应有的作用。
关键词：幼儿园档案；档案管理；档案人；档案制度
中图分类号：G271
一、 幼儿园档案的定义及范围
按照传统定义，幼儿园档案应该定义为“幼儿园在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”[1]。按照最新定义幼儿园档案应该是“幼儿园在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息”[2]。幼儿园档案按照其工作性质主要包括党政、行政、保教、保、后勤、财务、基建、音响、教师业务、安全、精神文明建设等十几个方面的内容，涵盖幼儿园工作的方方面面，它在一定程度上反映着幼儿园成长变化的轨迹，包含历代幼教人的辛勤工作和智慧结晶，是基础性管理工作不可缺少的一部分，所以收集资料要全面细致，幼儿园开展的各项活动以及各部门所做的一些培训、考核、劳资、财会、基建、安全等日常工作，只要有保留价值的均列入存档范围，这样才能全面真实地反映幼儿园的历史。其中保教工作中包括亲子开放、运动会、节日联欢、毕业典礼、对外交流等，事无巨细，从计划、实施方案到总结评价等一律需要作为档案收录，这就需要档案人员平时多留心，对幼儿园各项工作都能心中有数，最好记录在案，在收集时才不至于忽略和遗漏。档案工作对幼儿园发展有不可低估的作用，如果合理加以利用，能够有效改进工作形式，提高工作效率，为以后整个园所发展提供参考和依据。江泽民同志就曾说，档案工作看起来不起眼，但平时工作没做好，用时悔之晚矣。
二、目前幼儿园档案管理工作中存在的几点问题
1、硬件条件差，不利于档案的保管与保护。
幼儿园档案是再现园所重要事件的原始记录，它是当时时间直接形成的历史，所以档案的保存尤其重要。档案的保管必须要有档案室、档案柜等物质条件作保证，按照国家相关规定，档案室要具备防火、防潮、防盗、防光、防虫、防鼠、防尘、防污染八项要求。但幼儿园由于地方有限，一般不能保证专门档案室，会将档案与图书、玩教具共存一室，不便于档案的专门管理，一些需要保密档案也存在不安全因素。即使有的幼儿园有档案室，有时也不能达到相应的要求，如放置灭火器、杜绝使用荧光灯防止紫外线对纸张破坏、定期投放鼠药、设置双层窗防止灰尘损害等；存放档案的柜子应该是设计科学、规格合适的档案柜，尽量整齐划一，便于档案的存放与查阅，如果用别的质地或用途的柜子存放，既不能合理利用空间，也不利于防火、防潮、防虫等安全防护工作。
2、软件不到位，不利于档案的有效收集与整理。
档案软件包含档案人和档案制度两个方面。
先谈人的因素，档案人就是指档案的收集者、整理者、保管者，一般是几人分担这一角色，档案人首先要具备坚定正确的政治方向、要具备极强的奉献精神和责任意识，能深入实际，全面掌握真实的第一手资料。还要具备较高的专业文化理论素质，档案学和相关知识，较强的文字表达能力；档案管理包括收集、整理、立档、归档、利用等环节，只有具备扎实的基本功，才能做到科学立档、环环相扣。幼儿园档案管理人员一般由其他岗位人员兼任，一是缺乏专业知识，没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。在鉴别、收集、整理过程中容易形成排序错误、格式不正确、资料不完善或混订等现象；二是缺乏相应条件，档案工作看似简单，实则繁琐，每一卷档案的形成都要经过立卷、组卷、编页码、装订、编目录、拓章、标封皮等十几道工序，属于费时费力又费心的细致活，大部分人员而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，档案分类、装订等阶段尤其需要安静、免打扰的环境和相对充裕的大段时间，如果工作经常被打断，就不能保证思维连续性和流程正确性。
再谈制度的因素。幼儿园档案制度应该包括档案收集制度、保密制度、利用制度、统计制度等，这是幼儿园档案管理应有的的规范，目前在幼儿园对档案缺乏应有的制度管理，造成幼儿园档案管理工作的不完善。例如对一些保密性档案（如会议记录）规定借阅人范围，档案室应该配备借阅登记本，对查阅、借用档案者一律进行登记，认真填写借阅人、借阅时间、借阅案卷，并规定归还日期，逾期不还的要及时催要等。
3、重视程度不够，不利于档案的合理借鉴与利用
多数幼儿园还没有真正认识到档案的重要意义，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是装订、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，还有的认为档案整理就是为了应付检查，归档就是档案管理的最后一个环节，“档案就是在档案柜里沉睡的资料”，轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。这就使档案收集缺乏应有的积极配合，一些资料长时间散落在各部门、个人手中，不能及时形成案卷入档。这种认识也令档案失去了其最本质的意义。档案不是故纸堆，它蕴藏着丰富的多项资源，对幼儿园重大事项决策、重要问题查阅、园志编写等工作都有着不同寻常的意义，应该有效利用档案信息资源，通过对档案阅读、管理、分析，用足、用活、用好档案，有效地借鉴、活化档案，使其重焕光彩，为帮助和指导幼儿园更好更快地发展服务。
三、对策：
首先，全园从上到下都要统一对档案的重视态度，加大宣传力度，建立方便实用、简便易行、可操作性强的档案制度，了解档案的重要性和必要性，提高关注程度，加大对档案收集整理的配合度和支持度。
其次，提高对档案人培训力度，加强专业素质和工作能力，使其树立正确科学的档案意识，忠于职守，保证档案的科学性、美观性、实效性。作为档案工作人员，要注重不断学习提高自身专业水平，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。关注档案局或是教育局关于幼儿园档案工作的新要求，为不断进步发展的幼儿园提供有利的借鉴资源。
再次，加大对档案工作的资金投入，硬件配置尽量符合要求和标准，定期检查，加强各项防护措施，保证档案的安全存放，防止损坏。另外，应该借助一些先进的信息收集和储存模式，如计算机辅助保存、光碟压缩存放占用空间大的照片等。
幼儿园档案是一条强有力的纽带，它可以将流水的时光凝固，将丰富多彩的园所活动凝结成一份份可阅的资料，它沉淀了历史的尘埃，是厚重的，但如果没有浸润到应有的责任与爱护，它又是极其脆弱的。幼儿园上下都应该保持对档案工作应有的重视，形成合力，促进幼儿园档案工作的长效发展。
参考文献
1、 中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》
2、《档案学概论》冯惠玲张辑哲，中国人民大学出版社2001-6
3、《档案管理手册》主编：张开颜张珂陕西旅游出版社
【浅谈幼儿园档案管理存在的几个问题】
