说说岗位职责和流程的建立

今天一起聊聊组织管理中关于如何建立部门职能、岗位职责和工作流程的重要性、建立方法和考核方式的话题。

园里急缺老师时，老师招进来后就会直接顶岗，或者是新员工直接跟岗实习，没有人告诉她这个岗位内容是什么，有的老师甚至工作了一段时间都不知道自己的岗位内容具体是什么。

老师看起来很忙碌，很可能她的大脑一片空白，遇事就会推诿或者冲突，因为职责不明。

老师开始走向工作岗位的第一时间，一定要清楚岗位内容、了解相关岗位的责任。

人人清晰自己的具体工作职责是做好工作的第一步。

同样，幼儿园里各个部门都要有自己的部门职能，只有确定各个部门的职能才能促使幼儿园正常的良性的循环运行。

在这里，我们明确两个定义：岗位是指组织为完成某项任务而确立的，职责是职务和责任的统一。

因此，对岗位要有明确的责任分工，合理清楚岗位设置，对于幼儿园发展至关重要。

没有明确的岗位职责，部门岗位设置不合理，这个幼儿园的人力资源配置就会出现问题，员工担任的职责与权利就不清晰。

比如最常见的问题就是班里面有三位老师，有时一项工作大家都抢着干可是另外一项工作却没人管，容易出现安全等各种问题。

比如户外活动时，大家都在忙着照顾孩子却还会有单独跑掉的幼儿，就说明三位老师的职责和分工需要清晰划分：一位教师主要负责幼儿的组织内容，一位教师负责观察特殊幼儿，一位教师负责外出活动的幼儿。这样分工就会减少隐患。

否则，三个人看着都很忙，可是一旦发生安全事故却你看我，我看你，不知道这个责任究竟应该归到谁，这个工作内容到底由谁负责。

员工职责不规范，也会出现执行不力和计划滞后问题，因为幼儿园决策执行的效果与每个部门每个员工的工作效率都有关系。

只有明确每个人的岗位职责，才能充分发挥自身的岗位职能，提高工作效率。

这是最基础的一幅组织架构图，也是每个幼儿园都一定需要的一幅排兵布阵图。（当然组织架构有很多种布阵方式，这不是今天文章的重点，咱们先选一种最常见的架构给大家做个示范。）

在这幅图里面可以看到从园长开始下属分设了五个部门，教育教学部、人力资源部、市场营销部、后勤保障、家园共育部。

在这五个部门当中每位主管的下属会有很多成员，比如教育教学部会有各班级的班主任，教研小组组长、特色活动小组组长、户外活动小组组长、主题活动小组组长等。

这些部门都需要有相应的部门职能以及每个岗位清晰的岗位职责。

管理者只有了解每个下属在组织架构中的岗位职责，才能最大化地进行劳动用工管理，科学地进行人力分配，做到人尽其才。

人岗匹配不断优化才能使幼儿园人力配置得到最合理，最充分的发挥。

举个栗子：主班教师负责班级组织及管理，在组织幼儿活动时，如果出现单个幼儿有特殊情况需要处理应对时，主班老师短时间点到即可，长时间的就需要配班去协助，主班老师不会因为小事去占用主要的授课时段，避免影响课程效果。

否则就会出现有些主班老师会因为一直在处理一些小事耽误课程进度，配班老师站在一边不知道要做什么的情况。

所以，明确岗位职责，可以有效的防止因为职位分配不合理，导致部门之间或者员工之间出现推脱或推卸等现象的发生。

岗位职责同时也作为考察工作绩效的重要依据、帮助员工提高工作效率及质量的重要手段。

园内编制岗位职责说明书时，需要老师共同制定，以明确和熟悉自身的工作岗位职责内容。

同时，老师需要全面了解，自身工作内容在整个幼儿园工作环节中的位置及作用，从而更好地完成整体工作任务。

幼儿园里有些班级是两教一保，有些是三教或是两教，不论有多少人每个人都一起参与制定各自的岗位职责。

老师组织起来后，各自将自己的班级工作进行细致分工：班级到底有多少要做的事情，这些事情都由谁来做，谁负什么样的责任，一一明细并记录在案，就是岗位说明书的雏形。

我们在制作岗位说明书的时候，会出现一个神奇的情况：

很多老师讨论的时候会发现，哇！原来班里这个岗位是我负责的呀！

或者发现：这个岗位原来有这么多要负责的内容呀！ 

还有的人会说：原来责任非常重大呀，以前我都不知道我自己该负有什么样的责任呢。

所以说，在编制岗位说明书的过程中，老师们也是很有收获的呢！

我们要学会让老师知道自己的工作内容，自己清晰她的工作红线在什么地方，让大家达成共识：看似非常普通的工作中埋藏隐形的危险，老师要承担起自己的责任，要按规章制度工作。

比如：老师看手机就是很多管理者头疼的问题，我们可以在制定岗位职责时让老师们自己来说说为什么手机不能看，看了会带来哪些不好的后果，大家就会对自己的职责更加有担当。

岗位职责之前都是领导给的，当老师自己参与讨论并制定的时候，我们发现，这样制定出来的岗位职责印象会更加深刻。

幼儿园要给老师们搭建参与管理的平台，让老师们有机会学习，有地方实践，有环境去总结。

同时要对新进员工进行相应的岗位职责培训，使员工明确自身的岗位职责，提升胜任能力。

老师在对班级工作内容进行自我整理总结之后，工作效率也提升了不少，对有疑问的工作内容也会提出来一起了商讨解决。

这是《家园共育型幼儿园标准化管理体系》中，教育教学部主管的岗位说明书的一个半空白模板，可以供园所参考:

【1】避免老师不清晰自己的岗位性质，不会制定岗位职责。

园方需要培训教师基本工作心态：老师要知道工作是为自己，通过工作有自己的收入，才能经济独立。

老师要在工作中主动发挥自我解决、自我判断、独立解决问题的能力，以求工作成果最大化。

幼儿园也要鼓励老师多主动学习，多参与对工作完成请况的自我评价。

及时解决老师能力不足解决不了的工作困难。

【2】在制定岗位职责时要包含多项工作内容

幼儿园里的工作内容繁杂，有一些工作是需要多个人员共同配合完成的，在制定岗位职责的过程中尽可能包含多项内容，避免一份工作多人做，还有工作没人管的现象。

可以组织老师将工作遗漏项或有不清晰项找出来，通过讨论的方式共同进行解决。

【3】在岗位内容完成的情况下可以进行灵活调岗。

调岗是指接受其它岗位内容。

幼儿园里有些老师多才多艺，老师可以不局限于自己的工作内容，在完成自己的任务之后还可以接受其它工作内容，拓展自己的能力、丰富自己的知识领域和操作技能。

比如幼儿园组建项目小组，负责的都是基层的小老师，通过项目的研讨，实施等过程，老师们也学习了很多新技能。

【4】避免多个领导指挥同一个下属

我们在工作中还会遇到同一件事情有两个或者多个领导来询问，有时还会出现同一件事不同领导有不同的要求，导致影响老师的积极性。

具体的事情每一件都要有唯一负责人，确立目标，每个员工要有独属的上级领导，这是岗位明晰的基本要求。

通过职责内容制定了岗位说明书后还需要根据岗位说明书来制定每个岗位的工作流程图。

比如以《家园共育型幼儿园标准化管理》中主题活动管理流程图为例，大家一起看一个标准的工作流程图。

通过这个流程图，每个在这个工作岗位上的老师都清晰的直到自己的工作标准和工作步骤是什么：

老师们在自己制作流程图的时候，就会不自觉地记住自己的职责和工作流程及标准。

给大家提供几个简单易行的方法，确保落地实施的成功：

【1】建立教师激励机制

在制定岗位职责和流程后，可以和执行人设立共同约定完成机制，建立“完成好的奖励和未完成的处罚”的共同约定。

【2】建立绩效考核机制

老师们都定岗定位、职责清晰之后，在日常工作中就可以参照职责内容进行月度考核或季度考核，可以根据职责建立考核表，按照组织架构中的层级设置，上级对下级进行考核。

【3】积极保持与员工沟通

考核不是目的，完成目标才是目的。所以日常工作中要时常关心老师的心态，解决帮助员工关心的问题，促进老师工作积极性的发挥，保持和老师们的沟通非常重要。

有些老师不光是工作中遇到困难需要关心和帮助，有时还会有生活中的困难，需要领导的支持。

只有解决了老师们的后顾之忧，大家才能一起安心工作。

【4】加强管理团队的管理培训

管理团队强大，才能带来整体团队的强大。

园长组织主管老师多进行管理培训，才可以真正让园所的发展持续有力量，让管理走上专业化的正轨。

组织、部门、岗位清晰是幼儿园组织职能中的重要组成部分，正所谓没有规矩不能成方圆。

我们一起简单梳理了园所建立组织架构、部门职能、岗位职责和工作流程的思路，了解了这部分工作内容的重要性和达成方式、落地思路。

内容其实很多，如果讲起课来，可以成为一个至少3天的独立课程。

而园所成长不是一日之功，需要像上楼梯一样一步步稳扎稳打，形成系统，不能着急。

成为一名优秀的管理者需要日积月累的学好本领，管理系统的建立也是滴水穿石之举。

家园共育的管理课程，能够很好的帮助到大家管理经营能力的提升和个人能量的提升。

期待大家在学习之路上一起前进。

10月12-18号北京·《家园共育型幼儿园标准化管理》第16期，期待与你同行。