傅盛曾经说过,工作中80%的问题都是沟通造成的。绝大部分工作问题,不来自于技能本身,而来自于沟通。
如果一个组织内,没有良好的沟通文化,大家都不屑于沟通,最后就会造成组织低效、内耗,陷入一种可怕的恶性循环。
工作越久,越发现,沟通是一件“众生皆苦”的事。
比如,跨部门协作时,你会发现,无论怎么说,对方根本不在意,也不好好干。
再比如,向上沟通时,领导不理解,自己没说两句就被叫停。
这些沟通难题,不但让人感到心累,也很容易让组织陷入内耗。
那么,我们如何才能做好跨部门沟通?如何向上管理,寻求领导的支持?
六条沟通基本原则
傅盛认为,沟通前,我们需要为自己树立一些沟通的基本原则,他根据自己的经验和观察总结了以下几条:
沟通原则1:信息尽量透明
一个好的企业,一定要在内部做到信息透明,这样做最大的好处就是降低沟通成本。
沟通原则2:多倾听,理解对方要表达的
看一个人会不会沟通,就看他打断别人的次数、从他听人讲话的状态,就可以辨别。
大部分人不具备倾听的能力。因为一个人的语言输入效率只占用大脑的20%,冗余的80%经常会被很多人用来走神,玩手机或交头接耳等等。
听别人讲话的人很多,但拥有倾听能力的人很少。倾听的本质其实是让你的大脑高负荷运转,同时顺着主讲人的主线进入别人的世界,理解别人为什么这么讲。
拥有这样的能力,绝非易事,必须刻意训练。
沟通原则3:表述时zoom in和zoom out结合,要有框架描述
表述时要zoom in(意指细节描述)和zoom out(意指宏观概括)结合,要有框架描述。最怕的是指令型的命令。
所谓框架描述,即要有战略意图的描述,也要有目标的拆解;不要用形容词,描述越具体、越清晰越好。
沟通原则4:把沟通本身作为问题,不作立场假设
当我们与别人一起协作,面对结果和预期不一致时,首先应该思考:双方沟通不到位,而不是“对方就是不干活,跟我对着干”。
每个人都有做事的驱动力,但我们必须承认:人都是懒惰的,都有理解能力的局限。
不要轻易去怀疑别人的立场。一旦进入立场假设,中间的过程就容易被忽略。
沟通原则5:面对面沟通,效率最高
电子邮件或微信,不能作为沟通手段,最多作为一种信息的备忘手段。
如果问题很紧急,很重要,最好的方式是直接选择面对面沟通。
面对面沟通之前,首先做好充分准备;其次带着问题来;最后,做好会议纪要。如此,效率最高。
沟通原则6:有反馈的沟通,才是有效沟通
当你完成一次沟通后,要想办法去拿到别人的反馈。其实就是别人到底听懂了什么。
这样的反馈,不是拍胸脯说,我懂了。而是沟通完后,他做了一份文档,甚至把刚才沟通的事再讲一遍。本质就是促使他花时间去思考,整理思路,最终将沟通结果做出来。
以上都是一些比较基本的沟通大原则。但沟通是一个系统工程,要想做到高效沟通,在具体的实际运用中,还需要刻意训练和灵活运用。
如何做好向上管理
1.改变心态,把领导还原成人
我们之所以感到畏惧,排斥、躲避向上沟通,本质上是因为我们给领导加上了:总经理、董事长、局长、部长这些标签。
当你能把你的领导还原成人的时候,就意味着你开始能跟TA好好沟通了。
你会发现TA跟你的任何一个同事没有什么太大的区别,只是手里多了一点权利,而这些权利是可以用来支持我们实现目标的。
2.提高沟通频率,主动汇报工作
“不到万不得已,不跟领导说话”,几乎是所有人在向上沟通时会踩的坑。所以,我们要先建立向上沟通的节奏,别让你的领导有“失控感”。
3.事事有闭环
很多人对闭环这个词有误解,以为事情做完了有交代就结束了。但切记:不是做完事了才叫闭环,闭环的核心是要管理对方的期待。
所以,你从领导那儿接了活以后,不单单完成的那天需要交付,在过程中那些无数个重要的闭环点也要交付,只有抓住这些、做好这些,才能管理好领导的期待,形成真正的闭环。
4.成为领导的外挂
每个领导的工作量都很大,你去观察领导要处理的那些问题,能不能主动地“抱走”他要处理的一部分繁杂的工作,不仅干,还要干得漂亮,承包TA能力圈的一部分,这样你们不仅在协同进化,你更成为了TA的外挂。
如果你和团队协同进化,成为领导的“外挂”,那么,原先让你苦恼的“怎样获得信任”的问题、“怎样争取资源”的问题,都迎刃而解了。
因为在这个时候,领导支持你,就是在支持他自己。
5.带着方案去沟通
德鲁克说:“管理者的时间往往不属于自己”。领导每天可能要处理很多杂事,所以我们如果遇到棘手的问题,需要领导定夺时,最好是带着方案去。
因为如果直接跟领导说某件事,让他想方案,就不可能马上给到回复,再之后可能就忙忘了。
所以,我们要明白,自己是这件事的负责人,领导和同事是帮手,自己肯定要有一些方案。其次,要给领导选择题,而不是填空题。
太多人低估沟通对自我能力的塑造作用。当你认为别人可以获得更多资源,一定不要简单认为:他比我能讲,比我多跟老板干了几年。
其实不是,本质是他整个逻辑思路更强、更清晰、更懂得沟通。
我们一定要意识到——沟通不是天赋,而是一种能力,是可以被刻意训练、被学习、被精进的能力。只有如此,你的成长,才可能真正上一个大台阶。
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