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6个小故事学会高效的时间管理

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江园长向闺蜜吐槽,说自己从早上起床一直忙到晚上熄灯,当终于可以躺下来时,却又在床上辗转反侧,难以入睡,回想自己一天感觉忙忙碌碌做了很多价值不大的事,但有件特别重要的事白天却没来得及做,为此江园长非常苦恼。




记录时间



要了解时间是怎样耗用的,从而据此做好自己的时间管理,我们必须先记录时间。


对于时间因素特别重要的知识工作,特别是管理者的工作,时间的运用和浪费才是直接攸关有效性和成果的。

要提高管理者的有效性,第一步就是记录其时间耗用的实际情形。

时间记录的具体方法,必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录,而不能事后凭记忆补记。

故事一


江西某幼教集团常总园长经常保持这样的一份时间记录,每月定期拿出来检讨。


常园长往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。有了时间耗用的详细记录,就很方便自行检讨了。


刚开始时,记录半年之后,常园长发现自己的时间耗用很乱,很多时间都浪费在一些无谓的小事上。


经过一段时间的练习,她在时间的利用上有了很大的进步,现在,她不仅工作上更高效、更轻松,而且还有了更多属于家人的休闲时光。




诊断时间


诊断,是要找出什么事情是根本不必去做的,这些事情做了也完全是浪费时间,无助于成果。


故事二


某公司总经理在审视自己的时间时,发现两年来他除了春节以外,几乎每天晚上都有应酬。


凡是宴会都是“公事”,每次都得花几个小时,他又非参加不可。不管是欢送服务满50年的老同事退休,还是宴请与公司有往来的重要客人,总经理都得出席,这是他的一项任务。


这位总经理也知道这种饭局其实对公司发展意义不大,而他本人也并不是很感兴趣,但他仍然必须出席,而且要高兴地出席。


后来,他在经过一番检讨后,发现其中至少三分之一的宴请根本没有参加的必要。另外有三分之一只要有公司的高级管理人员到场即可,并非每次都要他亲自参加。




大胆减少工作

对于管理者来说,有时要大胆地减少自己的工作,这样更有利于把有限的精力用在最重要的工作上。

故事三


第二次世界大战期间,罗斯福总统的机要顾问霍普金斯先生已体衰力竭,举步维艰,那时他不能每天工作,而是每隔一天只能办公几个小时。


因此,他不得不把大部分事务都撇开,仅处理真正重要的工作。但这丝毫无损于他的有效性。


当时,丘吉尔对他钦佩有加,赞美他是一位“盖世奇”。即便是在那样糟糕的身体状况下,当年他完成的任务,美国政府仍然无人能出其右。


当然,霍普金斯只是一个特例。但他的故事,告诉了我们大胆减少无谓的工作,绝对无损于有效性。




明确目标


幼儿园时间管理的第一要务就是树立组织和个人的目标,当目标明确并能上升为自觉目标后,目标就能对人产生强烈的激励作用,使人的工作效率大大提升,从而提高时间管理的有效性。

故事四


某革命老区幼儿园在园所层面和教师层面分别设定了课程目标。


园所层面的目标为:以红色教育为切入点,形成富有当地特色的园本课程体系;


教师层面的目标为:围绕红色教育的园本课程体系,建立个人课程专项研究领域,争取每年一个突破,3年一个台阶。


两个层面的目标一旦确立,每个人都朝这个目标努力。


这样不仅幼儿园的工作有了明确的方向,教职工的工作也有了强大的动力,变“要我做”为“我要做”,以前那种拖泥带水的工作作风悄然变成了雷厉风行,从根本上改变了工作状态。




追求条理


时间管理的关键是要抓最核心、最重要、最有价值的事情,不能捡了芝麻丢了西瓜。面对一堆需要完成的工作,我们应该按轻重缓急进行处理。

面对千头万绪的工作,选择一个较佳的时间次序,确定好先做什么后做什么,有条有理,才能减少忙乱,保证自己在正确的时间内做正确的事。

故事五


江苏某集团园的王园长引导教职工采用“6件事法则”,取得了很好的效果。


即1天中选择6件重要、紧急的事情,把它们列入“每日工作清单”中。然后,再从这6件事件中选出1件最重要、最紧急的事情放在首位,并把剩下的5件事按照紧急而重要的原则依次排序,确保在正确的时间做正确的事情。


采用“6件事法则”不仅能保证每日如期完成重要的工作,还能有序地安排好其他事务,仿佛一天的时间多出了许多。更重要的是,每位教职工在结束一天的工作后,都能够收获成就感。




减少环节


著名的时间管理理论“崔西定律”告诉我们:任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。

比如,完成一件工作有3个执行步骤,则此项工作的困难度是9;完成另一工作有5个执行步骤,则此项工作的困难度是25。因此幼儿园要尽量减少工作环节,降低工作难度,以节省工作时间。

故事六


朝阳某幼儿园孙园长在时间管理上做了一些改变,原来园里一些工作的汇报和研究,经常是园级管理者研究和拍板的。


通过记录和分析时间,孙园长把这项任务直接交给了年级组长,由年级组长独立解决;


原来有些外部关系调适的工作,都是由孙园长自己去协调的,后来,她果断交给了副园长,由副园长自主决定,不需要再向园长汇报。


这样一来,不仅把工作环节缩减在最优范围内,而且大大提升了副园长和年级组长工作的积极性和责任心。




做好全年计划


工作的计划性,是进行高效时间管理最有效的方法。幼儿园的工作繁琐、细腻,而且每年几乎都有很多重复的工作在做,如果不做好计划,很容易就会使教职员工陷于职业倦怠,并将工作流于表面的机械重复。

作为幼儿园的管理者,更是要有前瞻性计划性,要特别重视年度工作计划,一定在要提前将全年计划做细做实,以使自己心中有数,也使每个教职员工更加依赖你,愿意跟着你走,进一步稳定园所的教师队伍促进园所长远发展

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文章转载自微信公众号:园长荟

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